Cuánto cuesta (de verdad) un software a medida en México

Casi todas las conversaciones de presupuesto empiezan igual. Alguien pregunta “¿cuánto cuesta una plataforma como la mía?” y espera una respuesta en un rango de 50 mil pesos. La respuesta honesta suele estar en otro orden de magnitud — y ahí empieza la incomodidad.

Este post es para esa conversación. No para venderle un proyecto: para que cuando la tenga — con nosotros o con cualquier otra agencia — pueda distinguir un número serio de un número inventado.

¿De qué se compone el precio?

Un software a medida no es “código”. Es un paquete de cosas que casi nunca aparecen desglosadas en una cotización, pero que siempre se pagan — explícita o implícitamente.

• Descubrimiento y diseño. Entender el problema, mapear flujos, decidir qué no se va a construir. Suele ser 10–20% del total y es lo primero que se recorta cuando alguien quiere bajar el precio. Mala idea: una hora de descubrimiento ahorra diez de desarrollo mal orientado.
• Desarrollo. El código en sí — frontend, backend, integraciones. Es lo más visible, pero rara vez pasa del 50–60% del esfuerzo real. Lo que se ve en pantalla es la punta del iceberg; debajo hay validaciones, permisos, manejo de errores, logs, y todas las partes aburridas que hacen que un sistema aguante un lunes por la mañana.
• QA y pruebas. No es “probar al final”. Es pensar en los casos borde desde el principio y automatizar lo que se pueda. Saltárselo se paga doble, en producción, y con la credibilidad del equipo frente a sus propios usuarios.
• Infraestructura. Servidores, bases de datos, almacenamiento, certificados, dominios, servicios de terceros (correo transaccional, pagos, mapas, analítica). Hay un costo de arranque y un costo mensual. A veces el mensual sorprende más que el arranque — una plataforma mediana puede vivir con $3,000 – $15,000 MXN al mes de infra, dependiendo de tráfico.
• Mantenimiento y acompañamiento. Lo que pasa después de la entrega: bugs que aparecen con uso real, actualizaciones de seguridad, cambios pequeños que el negocio pide, dependencias que se deprecian. No es opcional. Es parte del producto.

Un proyecto que solo cotiza “desarrollo” está cotizando un 50% de lo que va a costar construirlo. El otro 50% aparece de todas formas — solo que a su cargo y fuera del contrato.

¿Por qué dos cotizaciones del mismo proyecto dan números tan distintos?

Porque rara vez están cotizando lo mismo. Usted manda el mismo brief a tres agencias y recibe 180 mil, 420 mil y 1.2 millones. Es tentador pensar que el primero es “eficiente” y el último es “caro”. Casi siempre es otra cosa.

• La agencia de 180 mil está cotizando solo el happy path — la versión donde todo sale bien y nadie usa el botón de atrás.
• El de 420 mil está cotizando con QA, manejo de errores, y dos o tres rondas de iteración.
• El de 1.2 millones probablemente incluye descubrimiento formal, diseño de marca, integraciones complejas, y tres meses de acompañamiento post-lanzamiento.

Ninguno miente. Están resolviendo problemas distintos con la misma descripción. Por eso la cotización dice más de la agencia que del proyecto — si no pregunta qué asumió, qué dejó fuera y qué pasa cuando algo no está en la lista, los números no son comparables.

Los rangos que hoy vemos en el mercado mexicano, con equipos serios:

• MVP serio (un producto funcional con un caso de uso claro, no un prototipo): $180,000 – $400,000 MXN.
• Plataforma mediana (varios módulos, usuarios con roles, integraciones, operación real): $600,000 – $1,500,000 MXN.
• Operación continua (mantenimiento, evolución, soporte): 15–25% del costo inicial al año.

Estos rangos varían con el alcance, el sector y la urgencia. No son tarifas — son órdenes de magnitud para saber si su presupuesto y su ambición están en el mismo planeta.

Cuatro costos que casi nadie contempla

Aquí es donde los presupuestos bien intencionados se rompen. No porque la agencia haya cobrado de más, sino porque había cosas que nadie puso sobre la mesa.

1. Deuda técnica acumulada. Si ya tiene un sistema anterior — aunque sea “solo una hojita de Excel compartida” o un WordPress con 40 plugins — construir encima cuesta más que empezar de cero. Hay que entenderlo, documentarlo y a veces reemplazarlo. Subestimar esto se paga en semanas de retraso y en bugs que nadie sabe de dónde salen.
2. Migración de datos. Pasar los datos del sistema viejo al nuevo nunca es “exportar e importar”. Hay campos que no coinciden, duplicados, registros rotos, reglas de negocio enterradas en cómo se llenaba el Excel. Una migración seria para un ERP mediano puede costar $80,000 – $200,000 MXN por sí sola.
3. Capacitación y adopción. El software más bien hecho fracasa si la gente no lo usa. Documentación, videos, sesiones con los equipos, un canal para resolver dudas las primeras semanas. Presupuestar cero para esto es la forma más común de desperdiciar el 100% del resto.
4. Cambios de scope. El alcance siempre se mueve. No porque alguien sea indisciplinado, sino porque construir algo le enseña cosas que no sabía al empezar. Un presupuesto honesto tiene un colchón de 15–25% para cambios; uno ajustado al hueso convierte cada ajuste en una pelea.

Casi todos los proyectos de software que terminan “el doble de caro” no se pasaron del presupuesto. Simplemente tenían un presupuesto que solo cubría la mitad.

¿Qué pasa cuando se elige el más barato?

Lo hemos visto muchas veces, y casi siempre sigue el mismo guion.

Se firma la cotización de 180 mil. A los dos meses empiezan los “eso no estaba en el alcance”. La agencia tiene razón — no estaba. Pero usted necesita que esté. Entran cambios, entran extras, entran horas. Cuatro meses después el proyecto va en 280 mil y sigue sin estar listo.

Después viene la entrega. Funciona, pero no hay documentación, no hay pruebas, y el código es difícil de mantener. A los seis meses hay bugs que nadie de la agencia original puede resolver rápido — porque ya están en otro proyecto o porque, honestamente, el código era de quien se fue.

Usted contrata a alguien nuevo para arreglarlo. Ese alguien dice lo que todas las agencias dicen cuando heredan código ajeno: “sale más rápido rehacerlo”. A veces es cierto, a veces es pereza disfrazada de diagnóstico. En cualquier caso, ya lleva 280 mil gastados y una decisión difícil enfrente.

El costo real de esa ruta, sumando todo, suele estar entre 600 mil y 900 mil pesos — por un proyecto que se cotizó en 180. Y la frustración, que no va en el Excel, es considerable.

No es que lo barato sea siempre malo. Es que lo barato en software rara vez es barato al final. Hay una diferencia importante entre un precio bajo porque el alcance es chico (legítimo) y un precio bajo porque se están omitiendo cosas (caro).

¿Cómo presupuestar sin engañarse?

Algunas reglas que usamos internamente y que le pueden servir antes de firmar con cualquiera:

• Pida el desglose. Si la cotización es un número único sin partes, pida que la dividan en descubrimiento, desarrollo, QA, infraestructura y acompañamiento. No porque vaya a regatear — porque necesita ver qué está incluido y qué no.
• Pregunte qué pasa con lo que no está en la lista. ¿Se cobra aparte? ¿Se negocia? ¿A qué tarifa? Una agencia que tenga esa respuesta clara le va a ahorrar dolores.
• Separe el costo inicial del costo anual. Pregunte explícitamente cuánto va a pagar el año 2, el año 3. Si la respuesta es “nada, queda hecho”, no es cierto — o alguien más lo va a estar manteniendo.
• Tenga un colchón real. 20% adicional al total cotizado, reservado para cambios de scope. Si no lo usa, mejor. Si lo necesita, agradece tenerlo.
• Desconfíe de los extremos. Una cotización 40% más barata que las otras rara vez es un hallazgo. Y una 3x más cara sin justificación detallada tampoco.
• Pregunte quién va a trabajar en el proyecto. No “cuántas personas” — quiénes. Si la agencia no puede nombrarlas, es porque todavía no lo sabe. Y si el equipo que cotiza no es el que va a ejecutar, el precio es optimista por diseño.
• Pida ver código anterior, no solo pantallazos bonitos. Un repo que se puede leer es la mejor evidencia de que una agencia sabe lo que hace. Los case studies de la página se pueden maquillar; el código no.

Un buen presupuesto no es el más bajo. Es el que usted puede defender cuando el proyecto se ponga difícil — y todos se ponen difíciles en algún momento.

Si está evaluando un proyecto y quiere una segunda opinión sobre alcance y rangos — sin compromiso y sin cotización formal — le invitamos a un diagnóstico sin costo. Media hora, preguntas directas, una idea honesta de dónde estaría su proyecto en estos rangos y qué debería pedir a cualquier agencia con la que hable.

No vendemos urgencia. Vendemos claridad antes de firmar.